Publicado em 25 de Junho de 2020
Como são os processos de reembolsos de MDF criados para os seus canais de vendas contemplados pelo programa de verba cooperada de Marketing, e que fazem investimentos em ações de marketing usando recursos próprios? Estes processos contribuem para a rápida recomposição do fluxo de caixa destes canais?
Já mencionamos em um outro artigo publicado em nosso blog que criar programas de Marketing Cooperado é uma excelente estratégia para empresas que dependem ou querem agregar valor ao relacionamento e ao trabalho desenvolvido pelos canais revendedores e parceiros. Para ler, você pode acessá-lo clicando aqui.
Isso porque, neste caso, eles são os agentes capazes de ampliar o reconhecimento da marca e obter vendas escaláveis e com maior capilaridade.
No entanto, muitas vezes os canais não adotam o uso das verbas disponibilizadas nestes programas, apesar de ser uma excelente oportunidade para eles. Por que isso acontece? Neste artigo, falamos sobre o principal motivo e como resolvê-lo.
PROCESSOS INEFICIENTES PREJUDICAM OS CANAIS
Diversos motivos fazem com que os canais não utilizem as verbas do programa de MDF disponibilizadas em suas estratégias comerciais. Realizamos uma pesquisa para coletar dados de experiências de alguns de nossos clientes sobre o uso de verbas de marketing cooperado.
Com base nesta pesquisa escrevemos um artigo e mostramos que cerca de 40% das verbas de marketing cooperado não são usadas pelos canais mesmo com a aprovação.
O maior dos entraves apontados é a dificuldade na gestão e no controle das verbas de Marketing destinadas aos canais de distribuição. Há outros entraves e as soluções para vários deles constam em nosso último artigo publicado: “Programa de MDF para canais: 07 formas de maximizar resultados”.
Considerando o atual cenário da economia, como é possível permitir que os canais desperdicem cerca de 40% das verbas de marketing cooperado aprovadas e disponibilizadas?
Em períodos de crise, tal como o atual causado pela pandemia, uma das principais formas de auxiliar e fortalecer a parceria com seus canais de vendas contemplados com verbas de MDF é otimizar os processos e, em especial, agilizar os reembolsos dos valores utilizados por eles.
Neste artigo queremos falar sobre um dos principais deles: os processos de reembolsos dos valores utilizados dos seus caixas para investimentos em ações de marketing.
COMO CRIAR PROCESSOS ÁGEIS DE REEMBOLSOS DE MDF?
Processos bem-definido de reembolsos precisam basear-se em alguns pilares e padrões e que devem ser acordados com os canais que participam dos programas de MDF. É importante orientar os canais a:
- Seguirem prazos estipulados para a solicitação
- Oferecer informações completas para auditoria e análise
- Apresentarem documentações consistentes e detalhadas
Estes são apenas alguns dados e informações necessárias para que os canais possam cumprir os padrões e protocolos de processo de reembolso da sua empresa.
Entretanto a maneira como estas informações são manipuladas e trafegadas por este processo é o que gera os gargalos e obstáculos. Isto impacta no desenvolvimento e na lucratividade dos seus canais e no relacionamento de parceria e confiança que precisa fortalecer com eles.
Não é possível contribuir com um resultado financeiro bem-sucedido dos seus canais se você mantiver procedimentos de reembolsos aleatórios e não gerenciados e, principalmente, que reflitam negativamente na saúde do fluxo de caixa deles.
GANHE EFICIÊNCIA PARA OS PROCESSOS DE REEMBOLSOS
Para obter eficiência e agilidade nos fluxos de reembolsos é fundamental automatizar toda a cadeia de Controle de Verbas de Marketing, e especificamente de reembolsos.
Desta forma você fornece aos seus canais um processo inteligente, padronizado e bem organizado, com diretrizes específicas e detalhamento sobre todas as informações que precisa e de que forma devem ser inseridas.
Adotar a tecnologia da informação para automatizar processos de reembolso otimizam e transformam cada etapa do processo. Nós citamos abaixo 04 exemplos baseados em nosso Sistema Integrado de Marketing – o SiM. Confira:
1. SOLICITAÇÃO DE REEMBOLSOS:
Solicitar reembolsos por meio do SiM é mais assertivo para os seus canais e para você. Isto porque apresenta informações de forma padronizada e com campos pré-definidos para preenchimento de informações obrigatórias ou importantes para iniciar o processo de solicitação de reembolsos.
Isto facilita o entendimento dos dados requisitados e auxilia o canal a anexar exatamente o que é necessário para que o processo inicie corretamente.
Além disso, o canal pode realizar o upload de todas as provas de execução, notas fiscais, fotos, arquivos, recibos e qualquer outro documento necessário para iniciar este processo.
2. ANÁLISE DE INFORMAÇÕES E DOCUMENTOS:
Usando o Sistema Inegrado de Marketing, você sempre é notificado quando um dos canais da sua empresa envia uma solicitação de reembolso e anexa todos os documentos.
Você pode acessar as informações e documentos anexados pelos canais onde quer que esteja, por meio de qualquer dispositivo conectado à Internet. Assim, é possível tornar mais ágil a análise dos dados para que a solicitação possa seguir para a próxima fase do processo.
Além disso, ao fazer o Controle de Verbas de Marketing destes canais também pelo SaaS, você pode consultar o saldo de cada um deles e o resultado de cada uma das ações realizadas.
3. PROCESSO DE APROVAÇÃO:
Tão importante quanto a solicitação correta e a análise das informações obrigatórias são o acompanhamento persistente do processo completo de aprovações de reembolsos.
Com o SiM é possível automatizar todo o fluxo considerando alçadas e níveis gerenciais necessárias para a sua empresa.
Ao ser enviada para a fase de aprovação, os responsáveis por esta fase recebem uma comunicação alertando que há uma solicitação de reembolso pendente de aprovação.
Por meio do SiM a interação com esta fase também pode ser realizada remotamente, por um dispositivo conectado à Internet, auxiliando na agilidade e no desenvolvimento do processo, sem impactos e sem gargalos.
4. LIBERAÇÃO DOS REEMBOLSOS:
É importante que os canais acompanhem os processos de aprovação e liberação de reembolsos para que possam se organizar, prever o reestabelecimento do fluxo de caixa e gerenciar seus investimentos para novas ações.
Ao terem o acesso liberado na plataforma, os canais podem consultar o status das suas solicitações e, caso algo não tenha sido aprovado ou alguma informação esteja ausente, encontrarão na própria plataforma as orientações sobre como e onde devem corrigir ou completar.
A visibilidade e acessibilidade dos canais neste processo eleva a transparência e a confiança no programa de MDF desenvolvido e gerenciado pela sua organização.
A TECNOLOGIA É A SOLUÇÃO PARA PROCESSOS DE REEMBOLSOS MAIS ÁGEIS
Em resumo, a eficiência operacional e processual é a chave para ajudar a manter os canais com um fluxo de caixa positivo e sem desgastes com o reestabelecimento financeiro.
Promova a mudança e a transformação digital nos processos de reembolsos de canais e adote a tecnologia como agente facilitador da implementação de melhorias.
SIM - SISTEMA DE CONTROLE DE VERBAS DE MARKETING E GESTÃO DE REEMBOLSOS
Além de Controlar de maneira completa e on-line as Verbas de Marketing Cooperado, com o SIM é possível automatizar também todo o processo de solicitação de reembolsos. Que tal conhecer um pouco mais sobre esta solução?
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